Dokumentenmanagement-System ecoDMS

 

ecoBeim Dokumentenmangementsystem ecoDMS handelt es sich um kommerzielle und kostenpflichtige Software, deren Quellcode nicht offengelegt ist. Aus folgenden Gründen halten wir das Produkt aber für gut geeignet für das FAKTURAMA-IT-Umfeld:

  • Plattformübergreifend (Windows, Ubuntu, Debian, MacOS)
  • Kostengünstig (auch kostenloser Privatgebrauch ohne wesentliche Funktionseinschränkungen möglich)
  • Einfache Installation/Bedienung
  • Professioneller Funktionsumfang
  • Stabiler Auftritt
  • Revisionssicher

Worin besteht der Vorteil im Zusammenspiel mit FAKTURAMA?

ecoDMS ergänzt FAKTURAMA sinnvoll um die Funktion der revisionssicheren Dokumentenverwaltung. Das gilt für alle Dokumentarten (z.B. Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Verträge, Lizenzen, Geschäftspost…) und für alle Dateitypen (ODT, PDF, Grafiken, E-Mails…), die für FAKTURAMA-Kundenprojekte anfallen.

ecoDMS ist zusammen mit einer individuellen Verfahrensdokumentation (vom Unternehmer selbst zu erstellen) weitgehend GoBD-konform. Damit ist das papierlose Büro prinzipiell (!) realisierbar.

Zum automatischen Archivieren der FAKTURAMA-Dokumente im Hintergrund eignen sich am besten Schlagwörter. Falls keine eindeutigen Schlagwörter in den Dokumenten existieren, eignen sich auch versteckte Schlagwörter (weiße Schrift auf weißem Hintergrund). Auf der Basis dieser Schlagwörter lassen sich in ecoDMS Erkennungsvorlagen definieren. Dazu nimmt man beispielhaft eine FAKTURAMA-Rechnung, zieht Kästchen um die zu erkennenden Inhalte (z.B. Rechnungsnummer, -datum, -empfänger) und legt fest, welchem Metadatum welcher Inhalt zugewiesen werden soll. Weitere Metadaten (z.B. Dokumentstatus, Ablageordner) lassen sich der Erkennungsvorlage fix zuweisen.

Wie sieht ein möglicher Workflow zwischen beiden Programmen aus?

Fakturama legt die Dateien, wie bekannt, in den vereinbarten Unterordnern des Arbeitsverzeichnisses ab. Eine Batchdatei kann beispielsweise dafür sorgen, dass die Dateien von hier in den überwachten Ordner („Scaninput“-Ordner) des ecoDMS kopiert oder verschoben werden. Die Batchdatei lässt sich auch bequem mit einem entsprechenden Makro in der FAKTURAMA-Vorlage im Hintergrund auslösen.

Erkennt ecoDMS im Dokument ein Schlagwort, das in einer Erkennungsvorlage hinterlegt wurde, werden in einem Hintergrundprozess die gewünschten Daten ausgelesen und die Metadaten gefüllt. Auf Wunsch wird das Dokument automatisch revisionssicher archiviert.

Das gezielte Wiederfinden einzelner Dokumente ist durch die Volltextindizierung bzw. durch das UND-Verknüpfen mehrerer Bedingungen (z.B. Rechnung+2016+Lehmann) leicht möglich.

Wo gibt es aktuell noch Probleme?

Sowohl der Dokumentablageordner von FAKTURAMA als auch der überwachte Ordner („Scaninput“-Ordner) von ecoDMS lassen sich nicht frei wählen. Damit treffen sich beide Programme technisch noch nicht. An einer Out-of-the-Box-Lösung in FAKTURAMA wird bereits gearbeitet.

Bis zur Fertigstellung der Schnittstelle müssen die FAKTURAMA-Dokumente noch manuell oder, wie oben beschrieben, automatisiert in den überwachten Ordner („Scaninput“-Ordner) von ecoDMS gelangen.

Die hier verlinkte Beispiel-Batchdatei kopiert die von FAKTURAMA erstellten Dokumente vom FAKTURAMA-Ablageordner in einen „Sicherungsordner“ und verschiebt die Dokumente dann in den überwachten Ordner („Scaninput“-Ordner) des ecoDMS. Damit ist der FAKTURAMA-Ablageordner wieder leer und beim nächsten Kopier-/Verschiebeprozess werden tatsächlich nur die neuen Dokumente im ecoDMS archiviert.

Wie kann ich mich schnell mit ecoDMS vertraut machen?

Zu unserer Entlastung

Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass das FAKTURAMA-Team kein finanzielles oder persönliches Interesse am Produkt ecoDMS verfolgt. ecoDMS ist lediglich ein mögliches Dokumentenmangementsystem auf dem Markt, das sich mit FAKTURAMA koppeln lässt und unseren Nutzern einen Mehrwert für ihr IT-Umfeld bietet. Wir schließen dabei auch nicht aus, dass es geeignetere Dokumentenmangementsysteme gibt. Informieren Sie uns ggf. über Alternativen!

Tutorial zum Thema auf dem Fakturama-YouTube-Channel

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